Nextclound ist erst einmal darauf ausgelegt, dass alle User ihre eigenen Dateien haben und die jeweils miteinander teilen können. Wie aber richtet man Ordner ein, die alle oder alle Mitglieder einer Gruppe nutzen sollen?
Ich teile meine Ordner
Zunächst hatte ich gedacht, ich teile diese Ordner einfach selbst. Doch das war schwierig, als ich dann eine Organisation verlassen habe. Man kann die Dateien von einem zum anderen User übertragen. Praktisch ist das aber nicht.
Gruppen-Ordner-App
Die nächste Idee war die Group-Folder-App. Mit der kann ein Admin Ordner anlegen und einer Gruppe freigeben. Das hat aber immer mal wieder Ärger gemacht. Spätestens, wenn die App bei einem Nextcloud-Update abgeschaltet automatisch wird, bricht Panik im Team aus. Es genügt dann, die App wieder zu aktivieren und alle Dateien sind da. Aber optimal finde ich auch das nicht. Ich habe mir auch sagen lassen, dass die App komische Sachen in Datenbank und auf der Festplatte macht. Keine Ahnung, was das bedeutet.
System-User teilt
Meine aktuelle Variante ist: Ich lege einen User an, der keinem gehört – der keine Adminrechte hat. Und der teilt die wichtigen Ordner mit allen oder jeweils mit den Gruppen. Dann bekommt man keine Probleme, wenn jemand die Firma oder die Organisation verlässt, solange die Zugangsdaten für diesen User irgendwo hinterlegt sind.
Das Praktische daran ist, dass es nicht – wie die Group-Folder-App – nur mit Dateien funktioniert. Auch Kalender, Adressbücher und alles andere kann diesem Account gehören und von dort geteilt werden.
Fazit
So richtig optimal finde ich das auch nicht, weil es sich wie ein Workaround anfühlt. Es wäre einfach gut, wenn sich eine Nextcloud auch als Organisation sehen würde und diese Organisation stellt dann bestimmte Ressourcen allen oder Teil-Gruppen zur Verfügung. Vielleicht sollten auch Teams oder Gruppen Ressourcen besitzen dürfen.
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