Steffen Voß - Technologie & Gesellschaft

E-Mail : Attachment or not Attachement

Brief aus Kopenhagen (Foto: complize / photocase.com)

Steffen Voß

Wer kennt sie nicht, die Mails mit dem Büroklammer-Symbol? Da schickt jemand etwas, das man offenbar nicht mit schlichten Worten in einer E-Mail ausdrücken kann. Leider stimmt das nicht immer und es landen PDFs oder Word-Dokumente im Posteingang. Und obwohl das Thema interessant sein könnte, öffne ich die Datei-Anhänge oft nicht.

Ich habe festgestellt, dass meine Motivation ein Mail-Attachement zu öffnen von zwei Faktoren negativ beeinflusst wird:

  1. Die Motivation sinkt, je mehr Inhalte im Attachment und nicht in der Mail sind. Klassischer Fall: „Schau Dir DAS mal an!“
  2. Die Motivation sinkt außerdem je proprietärer das Dateiformat ist. Fotos guck ich mir gerne an. Bei .docx denkt: „Geht’s noch?“

Woran liegt das?

Wer Word-Dokumente schickt, ist meist nur zu faul, Textinhalte in eine für das Medium angemessene Form zu bringen. Ein Word-Dokument oder ein PDF ist außerdem immer nur zur Kenntnisnahme – man kann die Inhalte nicht verändern oder angemessen kommentieren. Man darf nur dem Gesamtwerk zustimmen und höflich nicken.

Außerdem erfordert das Öffnen einer solchen Datei eine weitere Software – Die Inhalte stehen erst nach sekundenlangem Start von Word oder dem PDF-Betrachter zur Verfügung. Zeit genug abzuwägen, ob man nicht vielleicht doch lieber etwas Anderes macht.

Fotos dagegen werden meistens auch im Mail-Programm angezeigt, können nicht einfach in Wort gefasst werden und ergänzen Texte. Fotos sind okay in Mails. Wer will, dass ich mich mit seinen Textinhalten beschäftige, sollte mir entweder den Text in der Mail schicken oder einen Link auf einen Blogeintrag oder ein Wiki – denn der Browser läuft ja sowieso immer…

Foto: complize / photocase.com

Kommentare

bagalutenGregor
bagalutenGregor:

Interessanter Ansatz. Wobei ich durchaus daseins Berechtigungen sehe für Word und PDF Dateinamen. Wobei txt Word vorzuziehen ist und wenn es auf Layout Ankommt ist PDF ganz klar das Format meiner Wahl. Aber grundsätzlich hast du vollkommen recht.
Faszinierend sind überings solche Mails, wo das angehängte PDF oder sonstige Dokument, 1 zu 1 in die Mail eingefügt ist. Ich weis dann nie soll ich mich freuen, oder ärgern.
cu an other time
on an other place

der bagalutenGregor

21.7.2010 um 13:35
Sven Thomsen
Sven Thomsen:

Hmm, ich hatte mal die spinnerte Idee ein „sourceforge für Internet-User“ zu bauen.

Nach einfacher Registrierung kriegt man dann seine eigene Wiki-Instanz, Mailinglistenservice, Dokumentenablage, blog, Mailservice etc.

Dann ist es ein leichtes ein: „Schau Dir das mal an, ich habs in mein/Dein Wiki geschrieben“ zu leben.

–Sven

21.7.2010 um 17:37
Steffen
Steffen:

Ich wollte vor allem darauf aufmerksam machen, dass Inhalte in Attachments dem Risiko unterliegen, dass sich zu faul bin, sie zu öffnen. Wer nicht gerade mein Anwalt ist, der mir einen aktuellen Schriftsatz zuschickt, muss mir seeehr gute Gründe liefern, warum ich drauf warten soll, bis Open Office gestartet ist…

21.7.2010 um 23:17
Alex
Alex:

Und wie sieht’s mit Excel aus…? 😉

Manche Inhalte kann man nicht in einer Mail zusammenfassen. Auch finde ich Textdokumente (unabhängig vom Format) besser, da diese sich im Gegensatz zu Emails besser archivieren lassen. Eine Email verschwindet spätestens nach 2 Tagen im Nirwana meines Mail-Client, ein Dokument finde ich, wenn richtig abgelegt, innerhalb von 3 bis 4 clicks.

22.7.2010 um 09:51
Steffen
Steffen:

Was soll ich denn mit Rohdaten. Sag mir, was die Tabelle mir sagen soll.

Ein weiteres Problem mit Anhängen ist ja auch, dass man nicht danach suchen kann. Wenn ich mich dran erinner, dass mir irgendjemand irgendwann im März mal etwas geschickt hat, was ich heute benötige, kann ich danach nicht suchen.

Mir fällt dazu auch unser Redaktions-Postfach ein, in dem hunderte von Pressemitteilungen aufschlagen – 80% davon sind PDFs oder Word-Dokumente. Wenn mir dann ein Thema über den Weg läuft, von dem ich mich erinnere, dass da schon vor Wochen mal jemand etwas ähnliches zu geschickt hat, gibt es keinen Weg, diese Mail wieder zu finden.

22.7.2010 um 10:38
Alex
Alex:

Rohdaten sind mir verlässlicher als die subjektive Auswertung dieser durch jemand anderen… 😉

Übrigens kann man auch Dokumente und pdfs nach Schlüsselworten etc. durchsuchen. Zumindest bei mir funktioniert dies.

22.7.2010 um 11:14
Tim Schlotfeldt
Tim Schlotfeldt:

Hach, ja, Mail-Etiquette. Schönes Thema.

Da im Unternehmensumfeld überwiegend TOFU vorkommt, kennt man dort auch keine vernünftige Form des Zitierens und des Kommentierens. Ich glaube, dass man deswegen gerne Word oder Acrobat benutzt, da man mit diesen Programmen eine Überarbeitenfunktion oder eine Kommentarfunktion bekommt, mit der man dann das machen kann, was wir einfach direkt in der E-Mail erledigen würden.

Wer übrigens eine nette Desktop-Suche für Linux sucht, also so etwas wie Spotlight für Arme, der sollte sich mal Recoll ansehen. Mir gefällt es sehr gut.

22.7.2010 um 14:58
Tristan
Tristan:

Noch ein wichtiger Punkt (jedenfalls für mich):
Auf den diversen Smartphones (Android/iPhone/etc.) kann ich Text sofort lesen, habe auch bei Tarifen mit Volumenbegrenzung keinerlei Problem mit Text und kann so auch ohne Laptop Mails sofort lesen und beantworten.

26.7.2010 um 22:34

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