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E-Mail: Attachment or not Attachement

Brief aus Kopenhagen (Foto: complize / photocase.com)

Wer kennt sie nicht, die Mails mit dem Büroklammer-Symbol? Da schickt jemand etwas, das man offenbar nicht mit schlichten Worten in einer E-Mail ausdrücken kann. Leider stimmt das nicht immer und es landen PDFs oder Word-Dokumente im Posteingang. Und obwohl das Thema interessant sein könnte, öffne ich die Datei-Anhänge oft nicht.

Ich habe festgestellt, dass meine Motivation ein Mail-Attachement zu öffnen von zwei Faktoren negativ beeinflusst wird:

  1. Die Motivation sinkt, je mehr Inhalte im Attachment und nicht in der Mail sind. Klassischer Fall: „Schau Dir DAS mal an!“
  2. Die Motivation sinkt außerdem je proprietärer das Dateiformat ist. Fotos guck ich mir gerne an. Bei .docx denkt: „Geht’s noch?“

Woran liegt das?

Wer Word-Dokumente schickt, ist meist nur zu faul, Textinhalte in eine für das Medium angemessene Form zu bringen. Ein Word-Dokument oder ein PDF ist außerdem immer nur zur Kenntnisnahme – man kann die Inhalte nicht verändern oder angemessen kommentieren. Man darf nur dem Gesamtwerk zustimmen und höflich nicken.

Außerdem erfordert das Öffnen einer solchen Datei eine weitere Software – Die Inhalte stehen erst nach sekundenlangem Start von Word oder dem PDF-Betrachter zur Verfügung. Zeit genug abzuwägen, ob man nicht vielleicht doch lieber etwas Anderes macht.

Fotos dagegen werden meistens auch im Mail-Programm angezeigt, können nicht einfach in Wort gefasst werden und ergänzen Texte. Fotos sind okay in Mails. Wer will, dass ich mich mit seinen Textinhalten beschäftige, sollte mir entweder den Text in der Mail schicken oder einen Link auf einen Blogeintrag oder ein Wiki – denn der Browser läuft ja sowieso immer…

Foto: complize / photocase.com

Kommentare

bagalutenGregor

Interessanter Ansatz. Wobei ich durch­aus da­seins Berechtigungen se­he für Word und PDF Dateinamen. Wobei txt Word vor­zu­zie­hen ist und wenn es auf Layout Ankommt ist PDF ganz klar das Format mei­ner Wahl. Aber grund­sätz­li­ch hast du voll­kom­men recht.
Faszinierend sind über­ings sol­che Mails, wo das an­ge­häng­te PDF oder sons­ti­ge Dokument, 1 zu 1 in die Mail ein­ge­fügt ist. Ich weis dann nie soll ich mi­ch freu­en, oder är­gern.
cu an other ti­me
on an other pla­ce

der ba­ga­lu­ten­G­re­gor

Sven Thomsen

Hmm, ich hat­te mal die spin­ner­te Idee ein „sourcef­or­ge für Internet-User“ zu bau­en.

Nach ein­fa­cher Registrierung kriegt man dann sei­ne ei­ge­ne Wiki-Instanz, Mailinglistenservice, Dokumentenablage, blog, Mailservice etc. 

Dann ist es ein leich­tes ein: „Schau Dir das mal an, ich habs in mein/Dein Wiki ge­schrie­ben“ zu le­ben.

–Sven

Steffen

Ich woll­te vor al­lem dar­auf auf­merk­sam ma­chen, dass Inhalte in Attachments dem Risiko un­ter­lie­gen, dass si­ch zu faul bin, sie zu öff­nen. Wer nicht ge­ra­de mein Anwalt ist, der mir ei­nen ak­tu­el­len Schriftsatz zu­schickt, muss mir see­ehr gu­te Gründe lie­fern, war­um ich drauf war­ten soll, bis Open Office ge­star­tet ist…

Alex

Und wie sieht’s mit Excel aus…? 😉

Manche Inhalte kann man nicht in ei­ner Mail zu­sam­men­fas­sen. Auch fin­de ich Textdokumente (un­ab­hän­gig vom Format) bes­ser, da die­se si­ch im Gegensatz zu Emails bes­ser ar­chi­vie­ren las­sen. Eine Email ver­schwin­det spä­tes­tens nach 2 Tagen im Nirwana mei­nes Mail-Client, ein Dokument fin­de ich, wenn rich­tig ab­ge­legt, in­ner­halb von 3 bis 4 clicks.

Steffen

Was soll ich denn mit Rohdaten. Sag mir, was die Tabelle mir sa­gen soll. 

Ein wei­te­res Problem mit Anhängen ist ja auch, dass man nicht da­na­ch su­chen kann. Wenn ich mi­ch dran er­in­ner, dass mir ir­gend­je­mand ir­gend­wann im März mal et­was ge­schickt hat, was ich heu­te be­nö­ti­ge, kann ich da­na­ch nicht su­chen.

Mir fällt da­zu auch un­ser Redaktions-Postfach ein, in dem hun­der­te von Pressemitteilungen auf­schla­gen – 80% da­von sind PDFs oder Word-Dokumente. Wenn mir dann ein Thema über den Weg läuft, von dem ich mi­ch er­in­ne­re, dass da schon vor Wochen mal je­mand et­was ähn­li­ches zu ge­schickt hat, gibt es kei­nen Weg, die­se Mail wie­der zu fin­den.

Alex

Rohdaten sind mir ver­läss­li­cher als die sub­jek­ti­ve Auswertung die­ser durch je­mand an­de­ren… 😉

Übrigens kann man auch Dokumente und pdfs nach Schlüsselworten etc. durch­su­chen. Zumindest bei mir funk­tio­niert dies.

Tim Schlotfeldt

Hach, ja, Mail-Etiquette. Schönes Thema.

Da im Unternehmensumfeld über­wie­gend TOFU vor­kommt, kennt man dort auch kei­ne ver­nünf­ti­ge Form des Zitierens und des Kommentierens. Ich glau­be, dass man des­we­gen ger­ne Word oder Acrobat be­nutzt, da man mit die­sen Programmen ei­ne Überarbeitenfunktion oder ei­ne Kommentarfunktion be­kommt, mit der man dann das ma­chen kann, was wir ein­fach di­rekt in der E-Mail er­le­di­gen wür­den.

Wer üb­ri­gens ei­ne net­te Desktop-Suche für Linux sucht, al­so so et­was wie Spotlight für Arme, der soll­te si­ch mal Recoll an­se­hen. Mir ge­fällt es sehr gut.

Tristan

Noch ein wich­ti­ger Punkt (je­den­falls für mi­ch):
Auf den di­ver­sen Smartphones (Android/iPhone/etc.) kann ich Text so­fort le­sen, ha­be auch bei Tarifen mit Volumenbegrenzung kei­ner­lei Problem mit Text und kann so auch oh­ne Laptop Mails so­fort le­sen und be­ant­wor­ten.

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