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E-Mail für Fortgeschrittene

E-Mail-Kommunikation wird gerne mit dem Versenden einer Postkarte verglichen – vor allem, wenn es um die Sicherheit der Privatsphäre beim Verschicken von Mails geht. Wer aber schon einmal versucht hat, eine Postkarte an mehrere Leute gleichzeitig zu verschicken, weiß dass der Vergleich nicht in allen Bereichen passt. Für Mail-Accounts, die entweder von mehreren Rechner oder von mehreren Benutzern abgerufen werden sollen, eignet sich ein IMAP-Mailaccount hervorragend.Bei der klassischen Methode – dem POP3 – holt das E-Mail-Programm eine E-Mail beim Server ab und löscht sie dort. Die Mail liegt dann auf dem lokalen Rechner. Wer aber häufiger den Rechner wechselt und trotzdem seine Mails abrufen will, oder wenn aus irgendeinem Grund mehrere Personen die gleiche Adresse abrufen sollen, muß man tricksen: Alle stellen ihr Mail-Programm so ein, dass sie die Mails auf dem Server nicht löschen – nur ein Client wird so eingestellt, dass die Mails auf dem Server nach ein paar Tagen gelöscht werden. Das ist unpraktisch und fehleranfällig – leicht kommen sich die Leute beim beantworten oder bearbeiten der Mails in die Quere.

Eine Alternative bietet IMAP: Ein IMAP Mail-Account bedient sich im Prinzip wie der normale POP3-Account – die Mails verbleiben aber auf dem Server und werden nur zum Lesen in das E-Mail-Programm gelesen. Die Mails werden komplett auf dem Server verwaltet. Es können Verzeichnisse angelegt werden und per Filter schon direkt auf dem Server sortiert werden. Diese Ordner sind dann bei allen abrufenden Benutzern gleich. Löscht jemand eine Mail, ist sie bei allen gelöscht. Hat jemand eine Mail gelesen, wird sie bei allen als gelesen markiert. Und es kann von jedem Benutzer gesehen werden, ob eine Mail beantwortet ist.

Programme wie Mozilla Thunderbird ermöglichen es, die Mails zu „labeln“ – die Mails können mit 6 verschiedenen Labels markiert werden. Standardmäißig ist das beim Thunderbird zum Beispiel „To-Do“, „Später“, „Wichtig“ usw. Die Mails werden dann farblich unterschiedlich hervorgehoben. Wird ein Benutzer eine Mail beantworten, kann er sie als „in Bearbeitung“ markieren.

Natürlich ist auch möglich für jeden Benutzer ein Verzeichnis anzulegen. Dort hin zieht sich der Bearbeiter die Mail, damit ihm keiner in die Quere kommt. Wenn er fertig ist, schiebt er die Mail in ein Verzeichnis „Bearbeitet“ oder als „bearbeitet“ markiert zurück in den Posteingang – damit sie keiner übersieht.

Während IMAP vor ein paar Jahren noch Luxus war, bieten inzwischen offenbar alle größeren Mail-Provider IMAP. Oft ist sogar der Umstieg total einfach: Mails, die noch auf dem POP3-Account liegen, werden parallel auch in einem IMAP-Postfach vorgehalten. So war bei mir die Umstellung meiner Accounts bei 1&1 und all-ink.com ganz einfach: Neuen Account in Thunderbird anlegen und statt POP3 einfach IMAP auswählen. Der Servername für die eingehenden Mails ist dann einfach der gleiche wie bei POP3 – nur dass das pop. durch imap. ersetzt wird.

Auch die alten Mails, die nicht mehr auf dem POP3-Server sind, können in den neuen Account übernommen werden – einfach die Mails per Drag&Drop in den Eingang des neuen IMAP-Accounts ziehen. Dann allerdings kann es je nach Anbindung einige Zeit dauern, bis die Mails übertragen sind. Die müssen ja jetzt alle auf den IMAP-Server geschoben werden.

IMAP bietet noch eine ganze Reihe Funktionen mehr, die aber zur Zeit von den gängigen Mail-Programmen noch nicht so umfangreich unterstützt werden.

Links:
IMAP (Wikipedia.de)

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