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E-Mail für Fortgeschrittene

E-Mail-Kommunikation wird ger­ne mit dem Versenden ei­ner Postkarte ver­gli­chen – vor al­lem, wenn es um die Sicherheit der Privatsphäre beim Verschicken von Mails geht. Wer aber schon ein­mal ver­sucht hat, ei­ne Postkarte an meh­re­re Leute gleich­zei­tig zu ver­schi­cken, weiß dass der Vergleich nicht in al­len Bereichen passt. Für Mail-Accounts, die ent­we­der von meh­re­ren Rechner oder von meh­re­ren Benutzern ab­ge­ru­fen wer­den sol­len, eig­net si­ch ein IMAP-Mailaccount her­vor­ra­gend.Bei der klas­si­schen Methode – dem POP3 – holt das E-Mail-Programm ei­ne E-Mail beim Server ab und löscht sie dort. Die Mail liegt dann auf dem lo­ka­len Rechner. Wer aber häu­fi­ger den Rechner wech­selt und trotz­dem sei­ne Mails ab­ru­fen will, oder wenn aus ir­gend­ei­nem Grund meh­re­re Personen die glei­che Adresse ab­ru­fen sol­len, muß man trick­sen: Alle stel­len ihr Mail-Programm so ein, dass sie die Mails auf dem Server nicht lö­schen – nur ein Client wird so ein­ge­stellt, dass die Mails auf dem Server nach ein paar Tagen ge­löscht wer­den. Das ist un­prak­ti­sch und feh­ler­an­fäl­lig – leicht kom­men si­ch die Leute beim be­ant­wor­ten oder be­ar­bei­ten der Mails in die Quere.

Eine Alternative bie­tet IMAP: Ein IMAP Mail-Account be­dient si­ch im Prinzip wie der nor­ma­le POP3-Account – die Mails ver­blei­ben aber auf dem Server und wer­den nur zum Lesen in das E-Mail-Programm ge­le­sen. Die Mails wer­den kom­plett auf dem Server ver­wal­tet. Es kön­nen Verzeichnisse an­ge­legt wer­den und per Filter schon di­rekt auf dem Server sor­tiert wer­den. Diese Ordner sind dann bei al­len ab­ru­fen­den Benutzern gleich. Löscht je­mand ei­ne Mail, ist sie bei al­len ge­löscht. Hat je­mand ei­ne Mail ge­le­sen, wird sie bei al­len als ge­le­sen mar­kiert. Und es kann von je­dem Benutzer ge­se­hen wer­den, ob ei­ne Mail be­ant­wor­tet ist.

Programme wie Mozilla Thunderbird er­mög­li­chen es, die Mails zu „la­beln“ – die Mails kön­nen mit 6 ver­schie­de­nen Labels mar­kiert wer­den. Standardmäißig ist das beim Thunderbird zum Beispiel „To-Do“, „Später“, „Wichtig“ usw. Die Mails wer­den dann farb­li­ch un­ter­schied­li­ch her­vor­ge­ho­ben. Wird ein Benutzer ei­ne Mail be­ant­wor­ten, kann er sie als „in Bearbeitung“ mar­kie­ren.

Natürlich ist auch mög­li­ch für je­den Benutzer ein Verzeichnis an­zu­le­gen. Dort hin zieht si­ch der Bearbeiter die Mail, da­mit ihm kei­ner in die Quere kommt. Wenn er fer­tig ist, schiebt er die Mail in ein Verzeichnis „Bearbeitet“ oder als „be­ar­bei­tet“ mar­kiert zu­rück in den Posteingang – da­mit sie kei­ner über­sieht.

Während IMAP vor ein paar Jahren no­ch Luxus war, bie­ten in­zwi­schen of­fen­bar al­le grö­ße­ren Mail-Provider IMAP. Oft ist so­gar der Umstieg to­tal ein­fach: Mails, die no­ch auf dem POP3-Account lie­gen, wer­den par­al­lel auch in ei­nem IMAP-Postfach vor­ge­hal­ten. So war bei mir die Umstellung mei­ner Accounts bei 1&1 und all-ink.com ganz ein­fach: Neuen Account in Thunderbird an­le­gen und statt POP3 ein­fach IMAP aus­wäh­len. Der Servername für die ein­ge­hen­den Mails ist dann ein­fach der glei­che wie bei POP3 – nur dass das pop. durch imap. er­setzt wird.

Auch die al­ten Mails, die nicht mehr auf dem POP3-Server sind, kön­nen in den neu­en Account über­nom­men wer­den – ein­fach die Mails per Drag&Drop in den Eingang des neu­en IMAP-Accounts zie­hen. Dann al­ler­dings kann es je nach Anbindung ei­ni­ge Zeit dau­ern, bis die Mails über­tra­gen sind. Die müs­sen ja jetzt al­le auf den IMAP-Server ge­scho­ben wer­den.

IMAP bie­tet no­ch ei­ne gan­ze Reihe Funktionen mehr, die aber zur Zeit von den gän­gi­gen Mail-Programmen no­ch nicht so um­fang­reich un­ter­stützt wer­den.

Links:
IMAP (Wikipedia.de)

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