E-Mail

Attachment or not Attachement

Wer kennt sie nicht, die Mails mit dem Büro­klam­mer-Sym­bol? Da schickt jemand etwas, das man offen­bar nicht mit schlich­ten Wor­ten in einer E‑Mail aus­drü­cken kann. Lei­der stimmt das nicht immer und es lan­den PDFs oder Word-Doku­men­te im Post­ein­gang. Und obwohl das The­ma inter­es­sant sein könn­te, öff­ne ich die Datei-Anhän­ge oft nicht.

Ich habe fest­ge­stellt, dass mei­ne Moti­va­ti­on ein Mail-Atta­che­ment zu öff­nen von zwei Fak­to­ren nega­tiv beein­flusst wird: 

  1. Die Moti­va­ti­on sinkt, je mehr Inhal­te im Attach­ment und nicht in der Mail sind. Klas­si­scher Fall: „Schau Dir DAS mal an!“
  2. Die Moti­va­ti­on sinkt außer­dem je pro­prie­tä­rer das Datei­for­mat ist. Fotos guck ich mir ger­ne an. Bei .docx denkt: „Geht’s noch?“

Woran liegt das?

Wer Word-Doku­men­te schickt, ist meist nur zu faul, Text­in­hal­te in eine für das Medi­um ange­mes­se­ne Form zu brin­gen. Ein Word-Doku­ment oder ein PDF ist außer­dem immer nur zur Kennt­nis­nah­me – man kann die Inhal­te nicht ver­än­dern oder ange­mes­sen kom­men­tie­ren. Man darf nur dem Gesamt­werk zustim­men und höf­lich nicken. 

Außer­dem erfor­dert das Öff­nen einer sol­chen Datei eine wei­te­re Soft­ware – Die Inhal­te ste­hen erst nach sekun­den­lan­gem Start von Word oder dem PDF-Betrach­ter zur Ver­fü­gung. Zeit genug abzu­wä­gen, ob man nicht viel­leicht doch lie­ber etwas Ande­res macht. 

Fotos dage­gen wer­den meis­tens auch im Mail-Pro­gramm ange­zeigt, kön­nen nicht ein­fach in Wort gefasst wer­den und ergän­zen Tex­te. Fotos sind okay in Mails. Wer will, dass ich mich mit sei­nen Text­in­hal­ten beschäf­ti­ge, soll­te mir ent­we­der den Text in der Mail schi­cken oder einen Link auf einen Blog­ein­trag oder ein Wiki – denn der Brow­ser läuft ja sowie­so immer…

Foto: com­pli­ze /​ photocase.com

Steffen Voß

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Kommentare

  1. Avatar von bagalutenGregor
    bagalutenGregor

    Inter­es­san­ter Ansatz. Wobei ich durch­aus daseins Berech­ti­gun­gen sehe für Word und PDF Datei­na­men. Wobei txt Word vor­zu­zie­hen ist und wenn es auf Lay­out Ankommt ist PDF ganz klar das For­mat mei­ner Wahl. Aber grund­sätz­lich hast du voll­kom­men recht.
    Fas­zi­nie­rend sind übe­rings sol­che Mails, wo das ange­häng­te PDF oder sons­ti­ge Doku­ment, 1 zu 1 in die Mail ein­ge­fügt ist. Ich weis dann nie soll ich mich freu­en, oder ärgern.
    cu an other time
    on an other place
    der bagalutenGregor

  2. Avatar von Sven Thomsen
    Sven Thomsen

    Hmm, ich hat­te mal die spin­ner­te Idee ein „sourcef­or­ge für Inter­net-User“ zu bauen.
    Nach ein­fa­cher Regis­trie­rung kriegt man dann sei­ne eige­ne Wiki-Instanz, Mai­ling­lis­ten­ser­vice, Doku­men­ten­ab­la­ge, blog, Mail­ser­vice etc.
    Dann ist es ein leich­tes ein: „Schau Dir das mal an, ich habs in mein/​Dein Wiki geschrie­ben“ zu leben.
    –Sven

  3. Avatar von Steffen
    Steffen

    Ich woll­te vor allem dar­auf auf­merk­sam machen, dass Inhal­te in Attach­ments dem Risi­ko unter­lie­gen, dass sich zu faul bin, sie zu öff­nen. Wer nicht gera­de mein Anwalt ist, der mir einen aktu­el­len Schrift­satz zuschickt, muss mir see­ehr gute Grün­de lie­fern, war­um ich drauf war­ten soll, bis Open Office gestar­tet ist…

  4. Avatar von Alex
    Alex

    Und wie sieht’s mit Excel aus…? 😉
    Man­che Inhal­te kann man nicht in einer Mail zusam­men­fas­sen. Auch fin­de ich Text­do­ku­men­te (unab­hän­gig vom For­mat) bes­ser, da die­se sich im Gegen­satz zu Emails bes­ser archi­vie­ren las­sen. Eine Email ver­schwin­det spä­tes­tens nach 2 Tagen im Nir­wa­na mei­nes Mail-Cli­ent, ein Doku­ment fin­de ich, wenn rich­tig abge­legt, inner­halb von 3 bis 4 clicks.

  5. Avatar von Steffen
    Steffen

    Was soll ich denn mit Roh­da­ten. Sag mir, was die Tabel­le mir sagen soll.
    Ein wei­te­res Pro­blem mit Anhän­gen ist ja auch, dass man nicht danach suchen kann. Wenn ich mich dran erin­ner, dass mir irgend­je­mand irgend­wann im März mal etwas geschickt hat, was ich heu­te benö­ti­ge, kann ich danach nicht suchen.
    Mir fällt dazu auch unser Redak­ti­ons-Post­fach ein, in dem hun­der­te von Pres­se­mit­tei­lun­gen auf­schla­gen – 80% davon sind PDFs oder Word-Doku­men­te. Wenn mir dann ein The­ma über den Weg läuft, von dem ich mich erin­ne­re, dass da schon vor Wochen mal jemand etwas ähn­li­ches zu geschickt hat, gibt es kei­nen Weg, die­se Mail wie­der zu finden.

  6. Avatar von Alex
    Alex

    Roh­da­ten sind mir ver­läss­li­cher als die sub­jek­ti­ve Aus­wer­tung die­ser durch jemand anderen… 😉
    Übri­gens kann man auch Doku­men­te und pdfs nach Schlüs­sel­wor­ten etc. durch­su­chen. Zumin­dest bei mir funk­tio­niert dies.

  7. Avatar von Tim Schlotfeldt
    Tim Schlotfeldt

    Hach, ja, Mail-Eti­quet­te. Schö­nes Thema.
    Da im Unter­neh­mens­um­feld über­wie­gend TOFU vor­kommt, kennt man dort auch kei­ne ver­nünf­ti­ge Form des Zitie­rens und des Kom­men­tie­rens. Ich glau­be, dass man des­we­gen ger­ne Word oder Acro­bat benutzt, da man mit die­sen Pro­gram­men eine Über­ar­bei­ten­funk­ti­on oder eine Kom­men­tar­funk­ti­on bekommt, mit der man dann das machen kann, was wir ein­fach direkt in der E‑Mail erle­di­gen würden.
    Wer übri­gens eine net­te Desk­top-Suche für Linux sucht, also so etwas wie Spot­light für Arme, der soll­te sich mal Recoll anse­hen. Mir gefällt es sehr gut.

  8. Avatar von Tristan
    Tristan

    Noch ein wich­ti­ger Punkt (jeden­falls für mich):
    Auf den diver­sen Smart­phones (Android/​iPhone/​etc.) kann ich Text sofort lesen, habe auch bei Tari­fen mit Volu­men­be­gren­zung kei­ner­lei Pro­blem mit Text und kann so auch ohne Lap­top Mails sofort lesen und beantworten.

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